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Com tantas empresas agora escolhendo conduzir reuniões online cruciais, ser um participante ativo e valioso de reuniões online tornou-se uma habilidade importante no local de trabalho. As reuniões online criam uma grande oportunidade para a troca de ideias entre funcionários dispersos que podem não conseguir interagir pessoalmente com frequência, estabelecendo-os como membros valiosos da equipe e criando camaradagem entre os funcionários. As dicas a seguir o ajudarão a aprender mais sobre como participar de uma reunião online.
Ser pontual
Se algo estiver impedindo você de comparecer a uma reunião online no horário, informe o organizador. Lembre-se de que o software de reunião online permite que os participantes saibam quem está se conectando e quando. Isso significa que você não poderá entrar na reunião com meia hora de atraso sem ser notado. Chegar atrasado a uma reunião online é tão desrespeitoso quanto chegar tarde na sala de reuniões.
Faça uma pausa antes
As reuniões online geralmente não duram horas, então não há uma pausa natural para você se desculpar. Além disso, as reuniões conduzidas na Internet tendem a ter um ritmo acelerado e as pessoas podem até ficar relutantes ou incomodadas em ter que parar e esperar até que você volte para que continuem a discussão. Portanto, pegue um copo d’água ou vá ao banheiro antes da reunião. Além disso, não saia furtivamente da reunião sem avisar ninguém; você nunca sabe quando alguém pode lhe fazer uma pergunta. Se você tiver uma emergência, avise o organizador da reunião que você deve sair por alguns minutos e avisará quando você voltar. A melhor maneira de fazer isso é por meio do recurso de bate-papo do software de reunião online, para não atrapalhar o apresentador.
Mantenha um comportamento profissional
Embora você possa estar participando de uma reunião online do conforto de sua mesa ou mesmo de sua casa, seu tom não deve ser menos formal do que se você estivesse em uma sala de reuniões, rodeado por seus colegas e superiores. Isso significa que você deve manter todos os comentários sobre seus gatos ou filhos sob controle, mesmo que eles estejam na sala ao lado. Isso mostra que você é um profissional de confiança, capaz de manter a vida doméstica e profissional separadas, mesmo que compartilhem o mesmo teto.
Não planeje apenas ouvir
Só porque a reunião é online, não há desculpa para você trabalhar em outra coisa enquanto apenas escuta. Se você foi convidado para a reunião, é porque o apresentador valoriza sua opinião. Mesmo que não haja muita chance de participação, você ainda deve tomar notas ativamente. A reunião online na qual você trabalhou em outra coisa pode ter algo que será importante para você. Se precisar terminar algum trabalho no mesmo dia da reunião, declare que não está disponível para comparecer à reunião naquele dia ou organize-se bem o suficiente para não ter que trabalhar.
Faça questão de participar
Seja fazendo uma pergunta durante a sessão de perguntas e respostas, compartilhando as realizações de sua equipe ou qualquer outra história ou ideia apropriada, planeje dar uma palavra na reunião. Qualquer bom anfitrião pedirá informações durante a reunião e não ficará o tempo todo apenas conversando com a equipe. Aproveite esta oportunidade para mostrar que você não está apenas presente, mas também prestando atenção. Diga seu nome antes de falar, para que os participantes saibam quem está se dirigindo a eles. Lembre-se de que você deve falar com confiança e clareza, como faria durante uma reunião presencial. Se sua empresa não usa uma linguagem informal, evite usá-la, embora um ambiente online possa parecer mais informal do que um presencial.
Pratique antes da reunião
Se for solicitado que você compartilhe um slide ou faça uma apresentação durante a reunião, você deve garantir que não apenas seja feito de acordo com os padrões exigidos pelo organizador, mas que também tenha praticado a entrega de seus materiais. Se esta for sua primeira reunião online usando um determinado software, pergunte ao organizador da reunião se eles podem fazer uma simulação com você, para se certificar de que você está confortável com o uso do software. Se você já está familiarizado com o software, apenas pratique a apresentação. Saiba o que vai dizer e evite ler uma deixa durante a apresentação. Ler certos fatos e números é bom, mas você não quer soar como aqueles operadores de telemarketing que ligam para você. Certifique-se de que sua apresentação flua e seja entregue sem problemas.
Não fale fora de hora
Se for a vez de outra pessoa apresentar, deixe-a terminar sem interrupções. Espere até que eles terminem e comente ou faça perguntas. A menos que o apresentador tenha especificado que os participantes podem interromper a apresentação, evite falar quando for a vez de outra pessoa. Caso contrário, não apenas a reunião será adiada, mas também poderá sair do assunto. Lembre-se de que os participantes de reuniões online não têm a oportunidade de dar dicas visuais de que gostariam de falar, permitindo que o apresentador conclua claramente um ponto que deseja apresentar antes de responder ao comentário ou pergunta. Portanto, qualquer interrupção será vocal, interrompendo o fluxo natural da reunião. Seguindo as dicas acima, você pode garantir que não é apenas considerado profissional, mas também sabe como se comportar em uma reunião online. Embora a Internet seja vista por muitos como um meio bastante informal, quando usada no local de trabalho, ainda requer as mesmas cortesias que você teria ao lidar com colegas pessoalmente.
