Ao salvar documentos no Microsoft Word, dê a eles um nome descritivo para que você possa localizar os arquivos rapidamente. Desenvolva um sistema de nomenclatura e você nunca terá que navegar no disco rígido do seu computador ou abrir arquivos para encontrar as informações que deseja. Veja como desenvolver um sistema de nomenclatura que agilizará sua pesquisa.
O sistema de nomenclatura correto
Não há maneira certa ou errada de nomear arquivos, e os sistemas de nomenclatura variam de usuário para usuário. Encontre um método que faça sentido para você e aplique-o de forma consistente. Aqui estão alguns exemplos de informações a serem incluídas no nome do arquivo para facilitar e agilizar a localização dos arquivos:
- A data em que o documento foi composto: Adicione uma data ao nome do arquivo da maioria dos documentos, especialmente com correspondência. Se você não se lembra de quando escreveu um documento, restrinja sua pesquisa a um período de tempo específico.
- O nome do destinatário: Inclua o nome do destinatário ao trabalhar com cartas e outros tipos de documentos, como contratos, memorandos e notas.
- O tipo de documento: Exemplos de tipos de documentos incluem carta, contrato, proposta, postagem no blog e relatório. Se você está procurando uma carta que escreveu, pode eliminar arquivos que têm contrato ou proposta no nome do arquivo.
As informações que você inclui no nome do arquivo devem estar na mesma ordem em todos os seus arquivos. Essa ordem consistente ajuda na pesquisa usando os controles de classificação na caixa de diálogo Abrir do Word ou no Windows Explorer. Os controles de classificação classificam os arquivos em ordem alfabética (ou numérica) para que sejam classificados pelo primeiro caractere no nome do arquivo. Esta não é uma lista exaustiva de dicas sobre como nomear arquivos, mas é um bom lugar para começar. Depois de iniciar a prática de nomear arquivos de maneira consistente, você desenvolverá um sistema que funcione melhor para você e apresentará alguns truques próprios.
