Digitalizar documentos em papel pode ajudar a organizar sua papelada importante. Os arquivos digitais, incluindo PDFs, podem ser convertidos em arquivos pesquisáveis usando o software de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) que normalmente vem com uma impressora. Isso significa que suas informações não ocupam espaço e são mais fáceis de encontrar. Além disso, você pode salvar seus arquivos digitais em CD ou DVD, em uma unidade flash, em uma instalação de armazenamento online. Veja como organizar seus documentos digitalizados.
Como usar um scanner para se organizar
Aqui estão algumas etapas que você pode seguir para organizar sua empresa ou casa usando um scanner. Você precisará de um scanner de documentos para fazer este trabalho. Não precisa ser caro ou sofisticado. Se você não tiver um, comece com estas análises de scanners de fotos e scanners de documentos para algumas das melhores compras. Se você não quiser um scanner separado, uma impressora multifuncional de baixo custo fará o trabalho.
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Examine sua papelada e decida o que você pode digitalizar e o que pode jogar com segurança. Isso provavelmente levará algum tempo. Trabalhe em pequenos incrementos, se necessário.
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Antes de digitalizar seus arquivos, crie pastas e subpastas para armazená-los. Pense nas categorias de que você precisa e crie uma pasta para cada uma. Coloque os recibos do cartão de crédito em uma pasta e a papelada do seguro do carro em outra. Contas de telefone, recibos de mercearia, contas de reparos domésticos e assim por diante podem ser colocados em pastas separadas. Dentro de cada pasta, crie subpastas para cada ano (ou mês). É mais fácil começar com um sistema organizado e adicionar nova papelada ao arquivo certo do que reorganizar o sistema cada vez que um novo recibo é digitalizado. Para criar uma nova pasta no Windows, clique com o botão direito na área de trabalho e escolha Novo > Pasta. Repita esta etapa dentro da nova pasta para criar uma subpasta. Para criar uma nova pasta no Mac, selecione Arquivo > Nova pastaou pressione Mudança+Comando+N.
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Certifique-se de que o scanner ou impressora veio com o software Optical Character Recognition (OCR). Isso permite que você digitalize documentos em formato PDF e edite os arquivos. Há uma boa chance de um software OCR decente estar instalado em seu computador Windows. Se o software OCR não estiver instalado em seu computador, o ABBYY FineReader e o Adobe Acrobat Pro DC são escolhas populares.
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É hora de digitalizar seus documentos. Exatamente como você faz isso depende do tipo de scanner e software que você usa. A Lifewire tem guias para digitalizar documentos no Windows e Mac.
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Quando terminar de digitalizar os documentos, controle a papelada física. Certifique-se de digitalizar os documentos automaticamente sempre que receber novos recibos ou papelada. Caso contrário, os papéis começarão a se acumular novamente.
