Arquive mensagens antigas no Outlook e mantenha o arquivo PST pequeno

O que saber

• No Outlook, selecione Arquivo > Informações > Configurações da conta > Configurações da conta.
• Vou ao Arquivo de dados guia e selecione Adicionar. No Novo arquivo de dados do Outlook caixa de diálogo, escolha Arquivo de dados do Outlook e então selecione OK.
• Dê um nome ao arquivo, escolha um local para ele e selecione OK. Arraste e solte pastas inteiras na nova pasta Arquivo.

Este artigo explica como manter o arquivo PST pequeno, arquivando seus e-mails antigos. As instruções neste artigo se aplicam ao Outlook para Microsoft 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 e Outlook 2010.

Como arquivar mensagens antigas no Outlook para manter o arquivo PST pequeno

À medida que a pilha de e-mails que você mantém no Outlook aumenta, normalmente aumenta o tempo que o Outlook leva para fazer o que você deseja. O limite de tamanho do arquivo PST se aproxima. (O arquivo PST ou “Pastas pessoais” é onde o Outlook mantém todos os seus dados, incluindo calendários, contatos e e-mails.) Para criar um arquivo de mensagens antigas no Outlook separado do arquivo PST que você usa todos os dias:

1. Selecione Arquivo e escolher Informações.

2. Selecione Configurações da conta e escolher Configurações da conta no menu. A janela Configurações da conta será aberta.

3. Selecione os Arquivo de dados aba.

   

4. Selecione Adicionar. A caixa de diálogo Novo arquivo de dados do Outlook será aberta.

   

5. Selecione Arquivo de dados do Outlook e escolher OK.

   

6. Insira o nome do arquivo em Nome do arquivo e selecione o local onde deseja salvar o arquivo.

   

7. Selecione OK e feche a janela.

Mover e-mail para o arquivo

Para preencher seu arquivo PST recém-criado, arraste e solte pastas inteiras para a pasta raiz que aparece recentemente em Pastas de Correio. Isso é útil se você já tiver um Arquivo pasta que contém, digamos, todo o correio do ano passado. Basta colocá-lo no arquivo PST. Alternativamente, para arquivar itens individuais:

1. Clique com o botão direito na pasta raiz com o nome do seu arquivo PST em Pastas de Correio.

2. Selecione Nova pasta no menu.

   

3. Digite o nome da pasta desejada. Certificar-se Itens de correio e postagem é selecionado em A pasta contém se você deseja arquivar e-mails. Para arquivar outros itens, escolha a categoria apropriada.

   

4. Arraste e solte e-mails individuais ou grupos na pasta recém-criada.

5. Para mover todos os e-mails anteriores a uma determinada data em uma pasta (ou pastas aninhadas), selecione Arquivo > Informações.

6. Selecione Ferramentas e escolher Limpeza da caixa de correio.

   

7. Selecione AutoArquivar no menu que apareceu.

   

Feche o Arquivo PST

Depois de arquivar todos os itens, você pode fechar o arquivo PST no Outlook:

1. Clique com o botão direito na pasta raiz do seu arquivo PST em Pastas de Correio.

2. Selecione Fechar “___” no menu.

   

Acessar e-mail de um arquivo PST fechado

Para recuperar mensagens de um arquivo PST que você fechou:

1. Selecione os Arquivo guia e escolha Abrir e exportar.

2. Escolher Abra o arquivo de dados do Outlook.

   

3. O arquivo PST e suas pastas aparecerão em Pastas de Correio, pronto para a ação.

Um pequeno arquivo PST é um arquivo PST rápido

Vale a pena manter o tamanho do arquivo PST principal pequeno e gerenciável. Você pode fazer com que o Outlook faça parte disso usando AutoArquivar ou dividir suas mensagens entre mais arquivos PST, o que pode ser fácil e rápido.