Decidir qual pacote EDMS é o certo para o trabalho que você faz é a chave para implementar com sucesso os procedimentos de gerenciamento de documentos em seu escritório. Vamos dar uma olhada nos cinco maiores pacotes disponíveis e pesar seus prós e contras antes de comprar.
Colaboração do Vault
O Autodesk Vault Collaboration vem em dois sabores: Vault para AEC e Vault para Fabricação. Dependendo do tipo de trabalho que você fizer, um deles certamente fornecerá todas as ferramentas EDMS de que você precisará. Como o Vault é um produto da Autodesk, você pode ter certeza de que eles foram totalmente desenvolvidos e integrados com o software de projeto da Autodesk apropriado. Cada programa tem funcionalidade estendida se você estiver usando verticais do AutoCAD como seu pacote de design principal. Isso não significa que o Vault está limitado a trabalhar com esses programas, não é. O Vault se integra ao MicroStation e a toda a linha de produtos do Microsoft Office, mas sua verdadeira força está em como ele se encaixa nos vários pacotes de design da Autodesk. Nossa equipe trabalha na área de Infraestrutura e o Civil 3D é nosso principal software de design. Com isso em mente, estamos mudando toda a nossa empresa do Meridian para o Vault AEC Collaboration por causa dos benefícios adicionais que nos oferece no compartilhamento de dados entre arquivos que nenhum outro software EDMS pode fornecer. Como o Civil 3D cria todas as informações de projeto (alinhamentos, superfícies, etc.) em um único desenho, você precisa criar manualmente uma referência de dados para permitir que os usuários compartilhem esses dados entre arquivos. O Vault AEC já possui essa funcionalidade incorporada: quando você fecha um arquivo dentro do Civil 3D, o Vault intervém e pergunta se você deseja compartilhar as informações do projeto com todos os outros desenhos no projeto do Vault. Um clique de um botão e o que antes era um processo manual confuso é feito de forma consistente e eficiente. Existem dezenas de outras integrações entre os produtos Vault e AutoCAD, como a vinculação automática ao Sheet Set Manager para que você possa gerar conjuntos de desenhos inteiros em uma etapa e ter seus blocos de título e folhas de rosto atualizados automaticamente quando você altera as propriedades do projeto e adiciona ou exclui arquivos. O Vault é um pacote EDMS muito poderoso e personalizável e recebe nossa recomendação mais alta para quem usa produtos Autodesk regularmente.
Integração Meridiana
Meridian Integration é um pacote EDMS muito poderoso que possui algumas das funções de integração mais avançadas disponíveis no mercado. O Meridian funciona com praticamente qualquer pacote de software importante que você tenha em seu sistema e possui uma interface altamente desenvolvida com todos os principais sistemas CAD existentes. Embora não se concentre em nenhuma indústria de AEC em particular, o Meridian tem controles genéricos muito bons para integração com seu AutoCAD, MicroStation padrão e outros pacotes de desenho. Para ir além disso, o Meridian deixou aberta uma interface de usuário programável que você pode usar para personalizar o programa para acessar praticamente qualquer função dentro desses sistemas CAD. Essa escalabilidade é um dos pontos fortes do Meridian; você pode realmente adaptar o programa ao seu próprio processo de fluxo de trabalho com apenas um pouco de programação. Se você não tiver um programador na equipe, a maioria dos revendedores oferece personalização a preços razoáveis. Usamos esse programa em nosso cargo atual por quase uma década e conseguimos reunir alguns recursos que economizam tempo real com um investimento mínimo. A realocação de projetos, plotagem em lote, assinaturas eletrônicas e meia dúzia de outras personalizações nos pouparam incontáveis milhares de horas faturáveis. A capacidade do Meridian de rastrear alterações em um arquivo, criar backups e revisões com um único clique e visualizar arquivos em linha vermelha sem precisar abrir o desenho real são ferramentas fantásticas. Porém, avisaremos que é um sistema complexo e que há uma curva de aprendizado definida para deixar seus usuários confortáveis com ele. O Meridian é muito focado no Autodesk Inventor, mas é tão configurável que adaptá-lo a diferentes setores não é um problema. Ao trabalhar com o Inventor, no entanto, ele faz um trabalho maravilhoso ao criar catálogos de peças, rastrear revisões de componentes e arquivos de visualização de construção. Se o Inventor é o seu programa de design principal, então o Meridian é definitivamente o pacote para você.
Adepto
O Adept da Synergis Software é um Software de Gerenciamento de Documentos de Engenharia com todos os recursos que possui todos os procedimentos básicos padrão que você provavelmente encontrará em qualquer sistema EDMS avançado. Ele permite a configuração completa de metadados de campos personalizados, check in / out de documentos por usuários, controle de versão e trilhas de auditoria para manter o controle de quem fez o quê e quando em todos os seus arquivos. O Adept concentra-se fortemente na indústria de manufatura e na integração com programas como Inventor e SolidWorks, o que significa que o Adept tem a capacidade de vincular diretamente a itens de desenho, como atributos e nomes de blocos, para gerar peças e listas de materiais automaticamente. Adept também tem um cliente integrado que roda dentro de qualquer software AutoCAD para dar aos usuários acesso direto às estruturas de arquivos do projeto sem a necessidade de sair do AutoCAD. Da mesma forma, o Adept tem integração idêntica na linha de produtos MicroStation da Bentley. Por ser tão focado na manufatura, a integração da Adept com o SolidWorks dos sistemas Dassault é um de seus componentes mais fortes. Os usuários podem acessar peças e montagens, executar consultas de status sobre elas e até mesmo pesquisar em várias revisões e atualizar automaticamente os componentes de seu projeto por meio do Adept Task Pane, que funciona inteiramente dentro do SolidWorks. Por meio desse painel, você pode navegar para qualquer peça ou montagem e passar o mouse sobre ela para obter dicas de ferramentas que exibem o status atual de cada peça. Você também pode clicar com o botão direito em qualquer arquivo no banco de dados para abri-lo / editá-lo sem precisar deixar o arquivo aberto. Isso economiza muito tempo: você pode modificar partes do seu design rapidamente e ver imediatamente essas alterações refletidas em seus planos gerais, sem precisar fechar um arquivo. O único ponto negativo da Adept é também seu maior ponto positivo: ele é realmente voltado para a indústria de manufatura. Se esse é o seu mundo, então o Adept pode ser o EDMS certo para você. Porém, se você trabalha principalmente em qualquer outro setor de AEC, convém evitar este pacote e procurar algo mais adequado para o que você faz.
AutoEDMS
AutoEDMS da ACS Software é um software de gerenciamento de documentos de engenharia que pode atrair empresas menores. AutoEDMS tem o check-in / out padrão, fluxo de trabalho, revisão e controles de link de bloco de título que você espera ver em qualquer pacote EDMS, mas além disso, ele mantém as coisas bastante simples. O AutoEDMS não possui os dados avançados e a vinculação de peças que muitos de seus concorrentes possuem, nem carrega as ferramentas de personalização e integração de ponta dos programas maiores. Isso não é necessariamente uma coisa ruim. Às vezes, uma interface mais simples é tudo de que você precisa, então por que comprar um programa que oferece mais do que você jamais usará? O AutoEDMS é mais um sistema de gerenciamento de documentos genérico, permitindo o controle básico de um banco de dados central para armazenar e manipular seus arquivos, em vez de focar em pacotes de design específicos da indústria. Ele se integra com AutoCAD, MicroStation, SolidWorks e outros produtos semelhantes, mas não oferece a conexão de dados totalmente estendida que outros pacotes EDMS oferecem. Se você está pensando em mudar para um EDMS pela primeira vez, esta pode ser uma boa escolha para você. A interface mais simples deixará sua equipe confortável com os conceitos básicos de gerenciamento de documentos, sem confundir o assunto com dezenas de funções avançadas que você talvez nunca precise. Comece com um software menor, como este, e dê a você e sua equipe tempo para se sentir confortável em um ambiente EDMS antes de mudar para um pacote mais robusto especializado em seu setor.
Central de Controle
O Content Central da Ademero é mais um pacote de gerenciamento de documentos simples do que um sistema EDMS, mas como permite que você armazene e acesse qualquer tipo de arquivo usando seu próprio programa, decidimos incluí-lo aqui. O Content Central é um sistema de gerenciamento de arquivos estendido que permite manter todos e quaisquer arquivos dentro de uma estrutura de pastas de projeto definida e atribuir informações estendidas a cada arquivo dentro dessa estrutura. Possui recursos de check-in / out padrão e ferramentas para nomeação e indexação automática de arquivos. Ao contrário da maioria dos outros pacotes de EDMS, o Control Central também possui uma funcionalidade incorporada para digitalizar documentos e usar recursos de reconhecimento automático para determinar o que são e para onde vão em seu projeto. Esse pode ser um recurso muito bom para lidar com faturas e contratos de consultores e clientes. Este programa também possui um sistema muito bom para monitorar aprovações e para compartilhar / colaborar em arquivos com outros usuários. Do ponto de vista da engenharia, este pacote é um tanto limitado. Não tem a integração que você deseja com seu pacote de design e não tem um plug-in simples para acessar o banco de dados de dentro de outro software. A maior parte do gerenciamento de arquivos deve ser feito diretamente através do cliente Control Central, que apenas inicia seus arquivos no programa que os criou quando você clica duas vezes neles. Este software parece mais focado em um modelo genérico de gerenciamento de escritório do que em engenharia, mas tem recursos interessantes que podem ser adotados por uma empresa de AEC de pequeno a médio porte.
