O termo groupware faz referência a vários tipos de ambientes de trabalho colaborativos suportados por computador. Com ênfase na interoperabilidade e no trabalho coletivo em um ambiente multiusuário, o software de colaboração opera como um portal a partir do qual os usuários criam e atualizam documentos controlados por versão, gerenciam conteúdo online, compartilham ativos como calendários e caixas de entrada e conferem por meio de recursos de bate-papo e mensagens . Em alguns casos, o groupware é uma ferramenta autônoma, como a plataforma OnlyOffice para colaboração de documentos ou a plataforma Intuit Quick Base para gerenciamento de dados. Em outros casos, o groupware funciona como um sistema de gerenciamento de conteúdo (como no WordPress) ou como uma intranet com todos os recursos (como no SharePoint). O termo groupware cobre implementações de software muito amplas e muito específicas. O que é comum a qualquer definição, entretanto, é que mais de um usuário colabora no mesmo ambiente usando as mesmas ferramentas e processos.
Benefícios e recursos do groupware
O groupware permite que os funcionários locais e membros da equipe geograficamente dispersos trabalhem uns com os outros pela Internet ou intranet. Esses aplicativos de software geralmente oferecem muitos benefícios:
- Autenticação e registro– formas padrão de acessar o groupware, registros de quem faz o quê, registros que atendem aos requisitos legais de descoberta
- Comunicação– ferramentas de bate-papo, grupos de discussão encadeados, caixas de correio privadas
- Trabalho interativo—Polls, edição de arquivos em tempo real, gerenciamento de tarefas compartilhadas
- Detectabilidade—Armazenamento central de arquivos e ativos de informação apoiado por uma ferramenta de pesquisa robusta
- Fluxos de trabalho coordenados—Processos gerenciados pelo groupware que lidam com aprovações, revisões, revisões, etc., bem como suporte para processos de gerenciamento de projetos
- Gestão de conhecimento empresarial—Wikis internos, documentos de referência protegidos, marcadores de grupo, repositórios de senha compartilhados, históricos de controle de versão
- Engajamento social e gestão de reputação—Grupos de usuários, emblemas de perfil, personalização de perfil por usuários, gamificação por meio de níveis de usuário e concursos de engajamento do usuário
Não são apenas os funcionários de grandes empresas que se beneficiam com o uso de groupware. Para empreendedores e freelancers, essas ferramentas permitem fácil compartilhamento, colaboração e comunicação de arquivos em projetos com clientes remotos, tudo no conforto do seu escritório em casa. Diferentes soluções de groupware oferecem suporte a diferentes recursos. A maioria dos ambientes de groupware não oferece todos os recursos listados acima, mas muitos oferecem um subconjunto em diferentes combinações. Um desafio em selecionar a solução de groupware certa para uma determinada necessidade de negócios está em equilibrar os recursos que cada plataforma potencial oferece em relação às necessidades da organização.
Exemplos de software de groupware
O Lotus Notes da IBM (ou software Lotus de acordo com o site Lotus da IBM) foi um dos primeiros conjuntos de software de colaboração e ainda é usado em muitos escritórios hoje. O Microsoft SharePoint é outra solução importante de groupware bem estabelecida em grandes empresas. Os principais conjuntos de groupware abrangentes, além das ofertas da IBM e da Microsoft, incluem:
- G-Suite – a plataforma de e-mail, documentos e colaboração social do Google.
- Zoho One – Um pacote focado em negócios para pequenas e médias empresas.
- Salesforce – Uma plataforma para gerenciamento de relacionamento com o cliente.
Além disso, um ecossistema florescente de groupware com casos de uso direcionados oferece flexibilidade para buscar as melhores soluções para uso com, ou em vez de, um pacote abrangente de groupware mais caro:
- Basecamp – Uma ferramenta popular de gerenciamento de projetos pagos.
- Huddle – oferece uma conta gratuita, mas limitada, e contas pagas.
- Xero – Oferece um sistema de contabilidade online completo na nuvem.
- WordPress – Uma plataforma gratuita para conteúdo baseado na web.
