O trabalho em equipe é um dos aspectos mais importantes do ambiente de trabalho moderno. No entanto, a ampla disponibilidade da Internet significa que os membros da equipe podem estar em qualquer lugar do mundo. Portanto, para que o trabalho em equipe seja eficaz, é importante que as empresas adotem práticas e tecnologias de trabalho modernas que ajudem os colegas de trabalho, onde quer que estejam, a compartilhar seu trabalho de forma simples e eficiente. É aqui que entra uma boa ferramenta de colaboração online. Se você está pensando em adotar – ou propondo a adoção de – ferramentas de colaboração online, a lista de benefícios de colaboração online abaixo pode ajudar você e sua organização a tomar uma decisão sobre essa tecnologia útil.
É fácil acompanhar os projetos
As ferramentas de colaboração online têm uma variedade de recursos de rastreamento de projeto que tornam mais fácil para os membros da equipe ver a evolução de um projeto desde o primeiro dia. Desde o rastreamento de quem fez as alterações mais recentes em um documento, até como o documento estava antes das alterações, até a marcação de um colega para revisar o documento, nunca foi tão fácil gerenciar um projeto. As ferramentas de colaboração online eliminam a necessidade de usar o e-mail como o principal meio de comunicação com os membros da equipe, portanto, a necessidade de pesquisar um documento perdido em uma caixa de entrada, por exemplo, é completamente removida.
Os membros da equipe podem estar em qualquer lugar
Contanto que tenham uma conexão com a Internet, os membros da equipe podem trabalhar remotamente de qualquer lugar do mundo. Isso significa que é possível que uma equipe esteja completamente dispersa, mas ainda assim trabalhando de forma organizada. Colegas de trabalho em diferentes estados ou mesmo países podem facilmente trabalhar juntos no mesmo projeto, ajudando as organizações a montar a melhor equipe possível para um projeto, independentemente da localização dos funcionários. Isso também significa que enquanto os funcionários estão fora do escritório em viagem de negócios, eles não precisam ser desconectados do projeto e podem contribuir para ele como se estivessem em suas mesas.
Facilidade de Relatório
Quase todos os projetos de trabalho têm algum tipo de relatório associado a eles, e o tempo de relatório geralmente é estressante. Às vezes, é fácil perder o controle de algumas das atividades que foram realizadas para um determinado projeto, especialmente quando você está trabalhando com uma grande equipe. No entanto, usando uma boa ferramenta de colaboração online, é fácil gerar rapidamente relatórios detalhados que incluem todas as atividades associadas a um determinado projeto, dando aos membros da equipe mais tempo para trabalhar nas atividades geradoras de resultados.
As ações são realizadas rapidamente
Com uma boa ferramenta de colaboração online, não há mais a necessidade de marcar uma reunião ou telefonema para revisar documentos. Os documentos podem ser carregados na ferramenta e os revisores podem ser notificados automaticamente por e-mail de que os documentos foram carregados. Os revisores podem então anotar o documento e fazer as alterações necessárias e notificar todos os membros da equipe de que o documento foi revisado e está pronto. Isso torna muito mais fácil manter um fluxo de trabalho estável e organizado em um projeto, com os membros da equipe contribuindo prontamente quando necessário.
Os documentos são todos armazenados em um único lugar
Isso facilita o acesso de todos os membros da equipe a todos os documentos necessários, independentemente de sua localização. Além disso, os funcionários não precisam salvar documentos em uma unidade USB ou outra mídia de armazenamento se planejam trabalhar neles remotamente e todas as atualizações de um documento são vistas imediatamente. Não há necessidade de enviar e receber diferentes versões de um documento por e-mail, e os membros da equipe sabem sempre onde encontrar a versão mais recente de um documento.
