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WebEx, fabricado pela Cisco Systems, é uma das ferramentas de reunião on-line mais usadas em todo o mundo. É uma ferramenta rica em recursos que permite que os usuários se encontrem pela Internet enquanto compartilham telas e falam por telefone ou via VoIP. É um programa robusto que funciona bem no Windows, Mac e até mesmo em smartphones e tablets, dando aos participantes a flexibilidade de participar de reuniões de seu dispositivo preferido.
Visão geral da WebEx
Não é de se admirar que o WebEx seja uma das ferramentas de reunião online mais usadas, pois fornece aos usuários recursos suficientes para criar uma reunião online que faz os participantes se sentirem como se estivessem na sala de reuniões da empresa. Funciona bem no Windows e Mac e é uma ótima escolha para quem gosta de participar de reuniões em qualquer lugar de seus smartphones ou tablets.
Prós e contras
Prós: O WebEx tem uma interface de usuário simples, embora seja um pouco menos intuitiva do que a do GoToMeeting. Os usuários podem compartilhar facilmente seus desktops, bem como documentos ou qualquer aplicativo em seu computador. É rápido e fácil trocar de apresentador, criar quadros brancos e passar o controle do teclado e do mouse, proporcionando uma experiência de reunião perfeita.
Contras: O navegador padrão escolhido pelo WebEx é o Internet Explorer, portanto, se preferir usar o Firefox ou o Chrome, você terá que alterar as configurações do navegador antes de clicar em um link compartilhado por meio da ferramenta. O WebEx começa com US $ 49 por mês para reuniões ilimitadas com até 25 participantes cada (no momento da escrita). Isso é comparável ao GoToMeeting, que pelo mesmo preço permite até 15 participantes por reunião. Os usuários também têm a opção de pagar por uso.
Criando e participando de uma reunião
Criar uma reunião com o WebEx é simples, uma vez que o processo de configuração inicial foi feito e o Meeting Center foi carregado no computador do anfitrião. WebEx é uma ferramenta de reunião online baseada na web, o que significa que nenhum download é necessário e tudo o que ele precisa para funcionar é um navegador da web como Firefox, Internet Explorer ou Chrome. Os hosts podem convidar os participantes por e-mail, mensagem instantânea ou até mesmo em um chat. O convite inclui um link que leva rapidamente os participantes diretamente para a reunião, instruindo-os a se conectar por meio de sua linha telefônica ou via VoIP. Números gratuitos são fornecidos e existem números de chamada para vários países, para que os participantes que trabalham no exterior não tenham que pagar taxas de chamadas internacionais para comparecer à reunião.
Compartilhando apresentações e aplicativos
Embora o compartilhamento de tela seja um recurso básico da maioria das ferramentas de reunião online, o WebEx vai além, pois oferece aos anfitriões um painel de controle que permite que eles conversem ou assumam o controle da reunião em particular, já que esse painel não pode ser visto por nenhum outro participante. Sair do compartilhamento de tela é fácil e é feito com um clique. Os usuários que não desejam compartilhar sua tela, mas gostariam de passar por uma apresentação de reunião online, têm a opção de compartilhar um aplicativo como o PowerPoint ou até mesmo apenas o arquivo de apresentação individual de seu computador. O arquivo ou aplicativo será exibido na tela da reunião. Os aplicativos podem ser vistos e controlados pelos participantes remotamente, se permitido pelo host. Se estiver trabalhando em uma planilha do Excel, por exemplo, você pode permitir que os participantes insiram seus próprios dados durante a reunião. O WebEx também possui uma funcionalidade de quadro branco, que permite que os usuários desenhem ou escrevam no quadro branco como fariam em uma reunião cara a cara.
Compartilhando vídeos
O WebEx pode detectar se um participante da reunião tem uma webcam, portanto, se um participante decidir estar diante da câmera, tudo o que ele precisa fazer é clicar no botão da câmera no painel de controle e sua imagem aparecerá sempre que ele falar. Isso, junto com o recurso de colaboração ao vivo, realmente ajuda os participantes a sentir que estão todos trabalhando juntos na mesma sala. O WebEx é uma das poucas ferramentas de reunião online que oferece esse recurso, tornando-se uma ferramenta essencial a ser considerada se você acredita que o elemento do tempo presencial é importante em reuniões online.
Tomando notas
O WebEx tem um recurso útil que permite ao organizador da reunião atribuir um anotador dedicado ou permitir que todos os participantes façam anotações diretamente no software, com seu aplicativo de anotações. Terminada a reunião, as anotações podem ser salvas no computador de cada anotador, facilitando muito o acompanhamento da reunião online. As notas também podem ser compartilhadas com os participantes durante a reunião, portanto, é fácil rever um ponto que foi discutido ou uma pergunta que foi feita quando necessário.
Uma variedade de ferramentas úteis
Como mencionado, o WebEx é uma ferramenta rica em recursos que torna as reuniões online parecidas com as presenciais. Por exemplo, o organizador da reunião pode criar enquetes e decidir se os participantes podem escolher respostas únicas, múltiplas ou até respostas curtas. As respostas da pesquisa podem ser salvas no computador do host para análise futura. O WebEx também possui um recurso de bate-papo, onde os participantes podem bater um papo uns com os outros tanto pública quanto privadamente, dependendo das restrições de bate-papo que o host colocou em vigor. Os hosts têm controle total da reunião e podem decidir se os participantes podem salvar, imprimir ou fazer anotações em um documento compartilhado. Eles também podem silenciar todos os participantes na entrada, ou até mesmo silenciar participantes selecionados no meio da reunião. Além disso, os hosts podem restringir a reunião a qualquer momento, o que pode ajudar a evitar que usuários que tentam ingressar tarde na reunião a interrompam, por exemplo. No geral, o WebEx é uma ótima ferramenta para quem deseja a sensação de sala de diretoria em suas reuniões remotas. A ferramenta está repleta de recursos úteis, que não apenas fornecem aos hosts controle total sobre suas reuniões, mas também ajudam os participantes a colaborar em tempo real.
