O que saber
- Primeiro, organize os dados em uma planilha do Excel.
- A seguir, no Word, escolha Mailings > Iniciar mala direta > escolha o tipo. Mailings > Selecione os Destinatários > Use uma lista existente > Abra a folha.
- Por fim, mescle os campos no Word indo para Mailings > Inserir campo de mesclagem. Escolha um campo e pressione Inserir.
Este artigo explica como usar o recurso de mala direta no Microsoft Word e Excel para combinar texto de um documento do Word com um documento de fonte de dados, como uma planilha. As instruções neste artigo se aplicam ao Word para Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 e Word 2010.
Prepare os dados para mala direta
O recurso de mala direta do Word funciona perfeitamente com dados do Excel. Embora você possa criar uma fonte de dados no Word, as opções para usar esses dados são limitadas. Se você tiver dados de lista de mala direta em uma planilha, não é necessário redigitar as informações na fonte de dados do Word. Você pode usar qualquer planilha do Excel em uma função de mala direta do Word sem qualquer preparação especial. No entanto, para evitar erros no processo de mala direta, é uma boa ideia organizar os dados na planilha. Certifique-se de que todas as alterações que você fará na planilha sejam concluídas antes de iniciar a mala direta. Depois que a mesclagem for iniciada, fazer qualquer alteração pode causar erros na mala direta.
Organize os dados da planilha
Organize os dados da sua lista de mala direta do Excel em linhas e colunas. Pense em cada linha como um único registro e cada coluna como um campo que você irá inserir em seu documento.
- Coloque todos os dados em uma única folha: Os dados da lista de mala direta que você pretende usar para a mala direta devem estar em uma única folha. Se estiver espalhado por várias folhas, combine as folhas ou execute várias malas diretas. Além disso, certifique-se de que as folhas tenham nomes claros, pois você deve selecionar aquela que pretende usar sem poder visualizá-la.
- Crie uma linha de cabeçalho: Crie uma linha de cabeçalho para a planilha que pretende usar para a mala direta. Uma linha de cabeçalho é uma linha que contém rótulos que identificam os dados nas células abaixo dela. Para tornar mais fácil para o Excel diferenciar entre dados e rótulos, use texto em negrito, bordas de células e sombreamento de célula que são exclusivos para a linha de cabeçalho. Além disso, certifique-se de que os cabeçalhos escolhidos correspondam aos nomes dos campos de mesclagem, o que também diminuirá a probabilidade de ocorrência de erros.
- Formate os dados numéricos corretamente: Certifique-se de que itens como números de rua e CEPs estejam formatados corretamente para a forma como devem aparecer quando a mala direta for concluída. A formatação incorreta de números pode causar erros na mesclagem.
Como especificar a lista de destinatários da mala direta
Veja como associar sua planilha Excel preparada contendo sua lista de e-mails ao seu documento do Word:
-
No Word, abra o documento que você usará como modelo de mala direta. Este pode ser um novo documento ou um documento existente. Selecione Mailings > Iniciar mala direta.
-
Escolha o tipo de mesclagem que deseja executar. Suas opções são
- Letras
- Mensagens de e-mail
- Envelopes
- Letras
- Diretório
Se preferir, você também pode usar o Assistente de mala direta para criar sua mala direta. Para este exemplo, vamos percorrer as etapas para criar uma mala direta manualmente.
-
Então, vá para o Mailings guia e selecione Selecione os Destinatários > Use uma lista existente.
-
Navegue e selecione o arquivo Excel que você preparou para a mala direta e selecione Abrir.
-
Se o Word solicitar, escolha Folha1 $ > OK. Se o seu Excel tiver cabeçalhos de coluna, selecione o A primeira linha de dados contém cabeçalhos de coluna caixa de seleção.
Criar ou editar o documento de mala direta
Com sua planilha do Excel conectada ao documento de mala direta que você está criando no Word, é hora de editar seu documento do Word. Você não pode fazer alterações em sua fonte de dados no Excel neste momento. Para fazer alterações nos dados, feche o documento no Word antes de abrir a fonte de dados no Excel.
Insira campos de mesclagem em seu documento
No Word, selecione Mailings > Inserir campo de mesclagem para extrair informações da planilha para o documento. Escolha o campo que deseja adicionar (nome, sobrenome, cidade, estado ou outro) e selecione Inserir.
Ver documentos de mala direta
O Word não carrega a formatação da fonte de dados ao inserir campos de mesclagem em um documento. Se você deseja aplicar formatação como itálico, negrito ou sublinhado, faça no Word. Ao visualizar o documento com campos, selecione as setas duplas em ambos os lados do campo onde deseja aplicar a formatação. Ao visualizar os dados mesclados no documento, realce o texto que deseja alterar. Todas as alterações de formatação são realizadas em todos os documentos mesclados, não apenas no documento mesclado em que você o alterou.
Visualize os documentos mesclados
Para visualizar os documentos mesclados, vá para o Mailings > Resultados de pré-visualização. Este botão funciona como uma chave seletora, então se você quiser voltar a ver apenas os campos e não os dados que eles contêm, pressione-o novamente. Navegue pelos documentos mesclados usando os botões na guia Correspondências. Eles são, da esquerda para a direita: Primeiro registro, Registro anterior, Ir para gravar, Próximo registro, e Último Registro.
Antes de mesclar os documentos, visualize-os todos, ou quantos você puder, para verificar se tudo foi mesclado corretamente. Preste atenção especial à pontuação e ao espaçamento ao redor dos dados mesclados.
Finalizar o documento de mala direta
Quando estiver pronto para mesclar os documentos, você terá duas opções:
- Imprimir Documentos: Mescle os documentos na impressora. Se você escolher esta opção, os documentos serão enviados para a impressora sem nenhuma modificação. Para fazer isso, selecione Mailings > Concluir e fundir > Imprimir Documentos.
- Editar Documentos Individuais: Se você precisar personalizar alguns ou todos os documentos (uma alternativa é adicionar um campo de nota na fonte de dados para notas personalizadas) ou fazer outras alterações antes de imprimir, edite cada documento individual. Para fazer isso, selecione Mailings > Concluir e fundir > Editar Documentos Individuais.
Qualquer que seja o método escolhido, você verá uma caixa de diálogo onde poderá instruir o Word a mesclar todos os registros, o registro atual ou um intervalo de registros. Escolha os registros que deseja imprimir e selecione OK. Se você quiser mesclar um intervalo, digite o número inicial e o número final dos registros que deseja incluir na mesclagem e selecione OK.