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O Microsoft Teams apresenta uma variedade de ferramentas para aumentar a produtividade e melhorar a comunicação entre os funcionários com chat de texto, chamadas de voz e vídeo, funcionalidade de compartilhamento de arquivos, registros de turnos online e seus calendários compartilhados. A funcionalidade de calendário compartilhado do Microsoft Teams permite que os membros do grupo criem reuniões diretamente no aplicativo Teams, especifiquem detalhes e adicionem outros membros para que não só sejam notificados do evento, mas também adicionado ao calendário sincronizado do Microsoft Teams. Este artigo se aplica aos aplicativos do Microsoft Teams em dispositivos Windows 10, iOS e Android, além da versão da web.
Como funcionam os calendários do Microsoft Teams
O Microsoft Teams é uma ferramenta de colaboração projetada para organizações ou grupos e, portanto, é estruturada com um grupo ou equipe em mente. Você pode fazer login em um grupo do Microsoft Teams com seu e-mail normal, mas, na maioria das vezes, você recebe um e-mail da empresa que usa para acessar o Teams e outros aplicativos e serviços do Microsoft 365 relacionados. O aplicativo Microsoft Teams tem um calendário principal atribuído a todo o seu grupo ou organização. Os membros do grupo podem adicionar reuniões ou eventos a este calendário que aparecem automaticamente no calendário para outros membros. Indivíduos também podem ser adicionados a eventos do calendário ou reuniões, se forem obrigados a comparecer. Tecnicamente, o calendário interno (ou padrão) é chamado de calendário do Grupo, enquanto os calendários externos compartilhados no Microsoft Teams são calendários Compartilhados. Esses termos são frequentemente confundidos, entretanto, e a distinção entre eles ficou confusa. É uma boa ideia referir-se aos calendários no Microsoft Teams por nomes exclusivos em vez de usar os termos Compartilhado ou Grupo para evitar confusão. Os calendários também podem ser compartilhados dentro do Microsoft Teams a partir do Outlook ou outros serviços de agendamento, como o Google Calendar.
Como criar um evento de calendário compartilhado do Microsoft Teams
Este é o processo de criação de um evento, conhecido como reunião no Microsoft Teams, que pode ser compartilhado com outros membros do grupo e adicionado automaticamente ao calendário do grupo. Este exemplo usa o aplicativo Windows 10 Microsoft Teams, mas essas instruções e os menus usados são idênticos em todas as outras versões.
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Abra o aplicativo Microsoft Teams.
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Selecione Calendário.
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Clique Nova reunião.
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Escolha o fuso horário apropriado no menu suspenso na parte superior da tela.
Você não precisa se preocupar com o fuso horário dos membros da equipe, pois o horário da reunião será ajustado automaticamente para eles.
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Digite um nome para sua reunião no Adicionar campo de título.
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No Adicionar participantes obrigatórios campo, digite os nomes das pessoas que você deseja ser notificado sobre o evento. Depois de começar a digitar, os nomes devem aparecer automaticamente para você selecionar.
Se desejar compartilhar este evento de calendário com pessoas que não fazem parte do seu grupo do Microsoft Teams, ou talvez nem mesmo usem o Microsoft Teams, você pode fazer isso inserindo o endereço de e-mail completo em vez do nome. Clique Opcional para adicionar membros do grupo que você deseja saber sobre a reunião, mas não precisa comparecer. Assim que a reunião for criada, todas as partes convidadas receberão um convite para seus endereços de e-mail associados.
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Em seguida, especifique o horário de início e término da sua reunião.
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Clique Não repete para abrir um menu e tornar a reunião um evento regular, caso precise ser recorrente. Por exemplo, você pode querer ter essa mesma reunião todos os dias da semana, semanalmente ou uma vez por mês.
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Clique Adicionar canal se sua reunião for específica para uma determinada categoria na configuração do Microsoft Teams de sua empresa. Por exemplo, você pode querer colocá-lo em um canal de gerentes para que apenas os membros da equipe que usam esse canal saibam que uma reunião está acontecendo.
Você pode deixar muitos desses campos em branco, se desejar.
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O próximo é o Adicionar local campo. Apesar do nome, não se trata realmente de especificar uma localização física. Em vez disso, é para selecionar um sistema de sala habilitado para Microsoft Teams conectado ou dispositivo de telefone de conferência. Se sua empresa não usa esses dispositivos, você não precisa se preocupar em preencher este campo.
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No campo grande na parte inferior da tela, digite os detalhes do campo da reunião, insira uma descrição da sua reunião, uma agenda da reunião ou uma mensagem para os participantes.
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Por fim, clique Mandar. Isso adicionará o evento ao calendário do Microsoft Teams e convidará aqueles que você adicionou. Assim que eles confirmarem sua presença, o evento também será adicionado automaticamente a seus calendários.
Se você não adicionou ninguém ao evento, será mostrado o Salve botão em vez disso. Isso simplesmente salvará o evento em seu calendário pessoal do Microsoft Teams.
O que o Microsoft Teams Scheduling Assistant faz?
A opção Assistente de Agendamento que é exibida ao criar uma reunião no Microsoft Teams em um computador é uma forma alternativa de criar ou editar um evento. Ele usa uma interface de usuário mais visual que exibe as opções no lado esquerdo da tela e permite que você selecione um período de tempo com o mouse que automaticamente faz as alterações na programação.
O benefício real do Assistente de Agendamento é como ele exibe todos os agendamentos dos membros do grupo. Isso torna mais fácil ver os horários e dias em que todos estão disponíveis e elimina o incômodo de ter que perguntar aos membros do grupo qual é o horário mais adequado para eles. As programações só aparecerão no Assistente de Programação se tiverem sido inseridas no Microsoft Teams pelo administrador ou outros usuários. Se a sua organização não usa o Microsoft Teams para gerenciar agendas, este recurso não será útil. O Assistente de Agendamento do Microsoft Teams é uma ferramenta totalmente opcional, embora alguns possam preferi-lo em vez da opção de criação de reunião padrão.
Como aceitar um convite do Microsoft Teams Calendar
Depois de ser adicionado a uma reunião em um calendário do Microsoft Teams, você deve receber quase imediatamente um convite por e-mail.
Ao receber este e-mail, clique no link Ingressar na Reunião do Microsoft Teams para aceitar o convite. O aplicativo Microsoft Teams é aberto e adiciona você ao evento. Se não tiver o Microsoft Teams instalado, você será solicitado a instalá-lo. Se você não recebeu um convite, verifique com o criador do evento se ele usou o endereço de e-mail correto. Você também pode verificar sua pasta de spam ou lixo eletrônico. Alguns serviços de e-mail podem solicitar que você adicione esses eventos do Microsoft Teams ao seu próprio sistema de calendário. Você pode fazer isso se quiser, mas ainda precisará clicar no link de texto no e-mail para aceitar o convite.
Como usar a criação e compartilhamento de eventos do Outlook Teams
O Microsoft Teams requer uma conta da Microsoft para usar. Normalmente, sua empresa ou organização fornecerá a você uma nova conta da Microsoft que pode ser usada para acessar o Microsoft Teams e uma variedade de outros serviços do Microsoft Office. O e-mail associado a esta conta da Microsoft pode ser usado para fazer login no Outlook e, como essa conta também é usada para acessar o Teams, as reuniões da agenda podem ser criadas no Outlook e sincronizadas automaticamente com o Microsoft Teams. Para que isso funcione, você precisa usar a mesma conta da Microsoft para Outlook e Microsoft Teams. Por exemplo, você não pode usar sua conta de e-mail pessoal do Outlook para criar um evento para um calendário de trabalho do Microsoft Teams. Isso pode ser feito com os aplicativos do Outlook e por meio da experiência na web e todo o processo é quase idêntico ao de como você faria uma reunião no Microsoft Teams, conforme mostrado acima. Para acessar o calendário no Outlook, basta clicar no Calendário ícone na parte inferior do menu esquerdo. Assim que o calendário estiver aberto, clique em um dia para iniciar o processo de criação do evento.
Se você quiser que um evento feito no Outlook seja registrado no Teams, você precisa ativar o botão ao lado de Reunião de equipes, que pode ser encontrado ao lado do Procure uma sala ou localização texto. Do contrário, a funcionalidade de calendário compartilhado do Microsoft Teams não será ativada e o evento será simplesmente um evento básico na programação do calendário do Outlook.
Como compartilhar outro calendário no Microsoft Teams
Embora o Microsoft Teams tenha seu próprio recurso de calendário integrado, também é possível importar calendários adicionais do Outlook, Google ou qualquer outro serviço de agendamento que forneça um endereço da web compartilhável para seus calendários. Isso pode ser útil se sua equipe estiver usando outro aplicativo ou serviço para gerenciar eventos fora do ecossistema do Microsoft Office. Este exemplo usa o Google Agenda, mas o processo é idêntico para outros serviços.
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Abra o Google Agenda em um navegador da web normalmente.
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Passe o cursor do mouse sobre o nome de um calendário para que os três pontos apareçam à direita de seu nome. Clique no três pontos para abrir o menu.
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Clique Definições.
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Clique no endereço da web em URL público para este calendário e pressione Ctrl + V para copiá-lo para a sua área de transferência.
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Abra o Microsoft Teams e vá para um grupo ou chat ao qual deseja adicionar o calendário.
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Clique no + símbolo na parte superior da tela.
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Clique Local na rede Internet.
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Cole o endereço da sua agenda no URL campo.
Você também pode adicionar um nome personalizado para ele digitando no Nome da guia campo e escolha se deseja alertar o grupo sobre a adição da agenda, marcando a caixa ao lado de Publique no canal sobre esta guia.
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Clique Salve .
Seu calendário agora será compartilhado no Microsoft Teams e poderá ser visto por todos nesta nova guia personalizada.
Como editar uma reunião do Microsoft Teams
Para editar uma reunião do Microsoft Teams que você criou ou à qual tem acesso, tudo o que você precisa fazer é clicar nela em seu calendário no aplicativo Microsoft Teams e fazer as alterações nos campos apropriados. Você pode adicionar ou remover participantes, alterar a hora ou local e também editar o nome e a descrição do evento. Apenas certifique-se de clicar Enviar atualização quando terminar de salvar as alterações.
Se as alterações não estiverem aparecendo para você ou para os membros de sua equipe, tente fechar o aplicativo completamente e depois abri-lo novamente. Você também pode editar eventos do Teams no Outlook abrindo o evento no calendário e clicando em Editar.